Бесконтактная регистрация посетителей в эпоху пандемии COVID-19

Бесконтактная регистрация посетителей PeoplePass

“Мойте руки как можно чаще!”, постоянно напоминают нам биллборды и социальные сети. Сегодня, во время пандемии COVID-19, личная гигиена особенно важна, но кроме того, что важно мыть руки, важно и минимизировать контакт рук с любыми поверхностями. От дверей и лифтов до смесителей в туалетах, бесконтактные технологии становятся неотъемлемой частью новой реальности, частью нашей современной повседневности, важной частью защиты здоровья. Бесконтактная регистрация посетителей приобретает критически важное значение.

Здоровье посетителей и гостей компании — это тоже ваша зона ответственности: вы можете обеспечить их безопасность, сделав регистрацию и вход бесконтактными. Это защитит и вашу команду, и гостей, а кроме того, создаст отличную репутацию и запомнится посетителю как уникальный опыт. Сегодня уровень стресса из-за нового вируса высок как никогда, и напомнить вашим сотрудникам и гостям о том, что вы подумали о том, как защитить их — очень хорошая идея.

Итак, что такое бесконтактные технологии?

Бесконтактные технологии с нами уже много лет, просто сейчас они стал жизненной необходимостью. Первой ласточкой в странах Запада были автоматические краны и диспенсеры мыла в туалетах еще в 1980-х, и с тех пор мы каждый день используем бесконтактные решения, от сенсоров движения до распознавания голоса, сами того не замечая. Двери магазина, например, открываются автоматически, а Сири может поставить вам будильник, даже если телефон в трех метрах от вас.

Никто не использует устаревшие, медленные, негигиеничные способы решать задачи по собственному желанию, так? Тем не менее, почему-то до сих пор распространен способ регистрации посетителей по старинке, с бумажным журналом, ручкой, распечаткой списка гостей, ручным вводом данных, очередями на вход, бейджами, которые надо возвращать, и так далее. Раньше это было просто откровенно неудобно, а теперь — еще и опасно. Бесконтактная регистрация посетителей позволяет зарегистрироваться заранее со смартфона или компьютера, отсканировать QR код на входе и беспрепятственно попасть на встречу за несколько мгновений, не прикасаясь к поверхностям, которые до вас трогали сотни людей, не боясь заразиться, не контактируя с сотрудниками ресепшн.

Как и кому поможет бесконтактная регистрация посетителей?

Во-первых, это имидж компании: ваши посетители видят, что вы продумали все детали их визита и взяли заботу об их здоровье и комфорте на себя.

Во-вторых, вы экономите время ваших гостей, которые смогут встретиться с теми, к кому они пришли, гораздо оперативнее.

В-третьих, хотя принять в офисе одного человека кажется очень простой задачей, на самом деле вам часто нужно получить от гостя огромное количество данных на входе. С бесконтактной регистрацией вы можете сделать это ДО момента непосредственного визита, не задерживая никого на ресепшн или охране.

И, наконец, главное: нет контакта — нет передачи микробов, нет распространения вируса. Здоровы сотрудники, здоровы посетители.

Как сделать регистрацию посетителей быстрой и бесконтактной?

На самом деле в том, как вы регистрируете гостей, можно изменить многое, и чем больше пунктов выполнить, тем меньше времени и усилий потребуется и от вас, и от гостей.

  1. Вас должно быть легко найти, внутрь должно быть легко пройти. Как минимум, добавьте в приглашение инструкцию, как к вам проехать на автомобиле и/или общественном транспорте, чтобы гости могли не заниматься поиском по картам.
  2. Дайте гостям “ключи” от офиса. Если вы уже пользуетесь решениями PeoplePass, то вы сможете “открыть” конкретному посетителю доступ к таким точкам, как охрана, турникет, лифт, ваш этаж, лобби. Ключом может служить уникальный QR код на смартфоне.
  3. Узнайте все, что хотите знать о посетителях, до непосредственного визита. Если вам нужно фото гостя или его/ее подпись под документами, должна быть возможность сделать это заранее. Тогда в сам момент прохода им останется отсканировать QR-код и тем самым дать вам знать, что они уже здесь. Ни бумажных журналов регистрации, ни необходимости прикасаться к планшету для электронной регистрации — гигиенично и безопасно!
  4. Бейджи тоже не передавайте гостю вручную на ресепшн: вы их при этом трогаете, а значит, делаете небезопасными для посетителя. Поставьте принтер на отдельный столик в зоне регистрации. Когда гость просканирует код, бейдж распечатается автоматически, нажимать ничего не придется ни гостям, ни хостесс. По приблизительным оценкам это снижает время регистрации в 6 раз.
  5. Настройте автоматическое оповещение сотрудников в офисе о том, что к ним кто-то пришел. Вместо телефонных звонков или бегания по офису в поисках нужного сотрудника лучше выбрать смс-оповещения или, например, Slack. Тогда новости дойдут по адресу, даже если сотрудник не за свои столом.
  6. 6. Наконец, временно надо отказаться от рукопожатий. Эта привычка — гарантированный способ передачи микробов, а сейчас не время для дополнительных рисков. Поприветствуйте гостей японским полупоклоном или просто объясните, что их безопасность для вас важнее.

Если все эти правила воспринять всерьез, один раз провести все необходимые технические обновления и проинструктировать сотрудников, то бесконтактная регистрация с PeoplePass и посещение вашего офиса будут комфортными и безопасными и для гостей, и для сотрудников!

Поделиться

Подпишитесь на уведомления о новых статьях и мероприятиях

Другие публикации